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社員に変更があった時の手続き

社員を雇い入れた時

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届

添付書類 :原則として必要ありませんが、60歳以上の方が、退職後1日の間もなく再雇用された場合など、添付書類が必要にあなるケースもあります。
提出期限 :その従業員を採用した日から5日以内
提 出 先 :事業所の所在地を管轄する年金事務所

資格取得届には、被保険者となる従業員の基礎年金番号を記入することになります。年金手帳を紛失したなど記入できない場合は、「年金手帳再交付申請書」を併せて提出します。

健康保険被扶養者(異動)届

被保険者に扶養家族がいる場合には「健康保険被扶養者(異動)届」を提出します。

添付書類 :下記の収入要件を確認するための書類
提出期限 :その従業員を採用した日から5日以内
提 出 先 :事業所の所在地を管轄する年金事務所

被扶養者の範囲

  1. 被保険者と同居している必要がない者
    • 配偶者
    • 子、孫および弟妹
    • 父母、祖父母などの直系尊属
  2. 被保険者と同居していることが必要な者
    • 上記1.以外の3親等内の親族(兄姉、伯叔父母、甥姪とその配偶者など)
    • 内縁関係の配偶者の父母および子(当該配偶者の死後、引き続き同居する場合を含む)

被扶養者の条件

  1. 収入要件
    年間収入130万円未満(60歳以上又は障害者の場合は、年間収入※180万円未満)かつ

    • 同居の場合 収入が扶養者(被保険者)の収入の半分未満
    • 別居の場合 収入が扶養者(被保険者)からの仕送り額未満

    ※年間収入とは、過去における収入のことではなく、被扶養者に該当する時点及び認定された日以降の年間の見込み収入額のことをいいます。(給与所得等の収入がある場合、月額108,333円以下。雇用保険等の受給者の場合、日額3,611円以下であること。)

  2. 同一世帯の条件
    配偶者、直系尊属、子、孫、弟妹以外の3親等内の親族は同一世帯でなければなりません。

雇用保険被保険者資格取得届

添付書類 :原則不要(届出期限を過ぎている等、必要になる場合もあります)
提出期限 :従業員を雇用した翌月の10日までに
提 出 先 :事業所の所在地を管轄するハローワーク

社員が退職した時

健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届

添付書類 :健康保険被保険者証(被扶養者が入ればその分も)
交付されている場合には、高齢受給者証、健康保険特定疾病療養受給者証、健康保険限度額適用・標準負担額減額認定証
提出期限 :社員が退職してから5日以内
提 出 先 :事業所の所在地を管轄する年金事務所

※被保険者の資格を喪失する日は、原則、その事実があった日の翌日となります。

雇用保険被保険者資格喪失届

提出期限 :被保険者でなくなった事実のあった日の翌日から10日以内
提 出 先 :事業所の所在地を管轄するハローワーク

雇用保険被保険者離職証明書

添付書類 :労働者名簿、賃金台帳、出勤簿など
提出期限 :退職した日の翌日から10日以内
提 出 先 :事業所の所在地を管轄するハローワーク

原則として、雇用保険被保険者資格喪失届と併せて提出します。

社員が死亡した時

健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届

添付書類 :健康保険被保険者証(被扶養者が入ればその分も)
交付されている場合には、高齢受給者証、健康保険特定疾病療養受給者証、健康保険限度額適用・標準負担額減額認定証
提出期限 :事実発生から5日以内
提 出 先 :事業所の所在地を管轄する年金事務所

紛失等により健康保険被保険者証を回収できない場合は、資格喪失届にその理由を付記するか「健康保険被保険者証回収不能・滅失届」を添付します。

雇用保険被保険者資格喪失届

提出期限 :事実発生から10日以内
提 出 先 :事業所の所在地を管轄するハローワーク

労働者死傷病報告

業務上の理由で亡くなった場合は、労災保険関係の手続き・申請も必要となります。

提出期限 :遅滞なく
提 出 先 :事業所の所在地を管轄する労働基準監督署

従業員及び被扶養配偶者の住所に変更があったとき

健康保険・厚生年金保険 被保険者住所変更届

提出期限 :すみやかに
提 出 先 :事業所の所在地を管轄する年金事務所

社員が結婚した時

健康保険・厚生年金保険 被保険者氏名変更(訂正)届

添付書類 :健康保険被保険者証
提出期限 :すみやかに
提 出 先 :事業所の所在地を管轄する年金事務所

被扶養者の氏名が変更となる場合は、健康保険被扶養者(異動)届を提出します。

同時に住所の変更があった場合は「健康保険・厚生年金保険 被保険者住所変更届」も提出します。

雇用保険被保険者氏名変更届

提出期限 :すみやかに
提 出 先 :事業所の所在地を管轄するハローワーク

給与額に大幅な変動があった時

被保険者の実際の報酬(給与)と標準報酬月額との間に差が生じないように、1年に一度標準報酬月額を決定し直します。これを定時決定といいます。
7月1日現在で使用している被保険者の3か月間(4~6月)の報酬月額によって決定し、その標準報酬月額は、9月から翌年8月までの各月に適用されます。

ところが、昇給降給など被保険者の報酬が固定的賃金の変動により実態と合わなくなった場合には、定時決定を待たずに標準報酬月額を改定します。これを随時改定といいます。

随時改定は、次の3つの条件を全て満たす場合に行います。

  1. 昇給又は降給、給与体系の変更等により固定的賃金に変動があった。
  2. 変動月からの3か月間に支給された報酬の平均月額に該当する標準報酬月額とこれまでの標準報酬月額との間に2等級以上の差が生じた。
  3. 変動月以後の3か月とも支払基礎日数が17日以上である。

また固定賃金の変動には以下の場合が考えられます。

  • 昇給、降給
  • 給与体系の変更(日給から月給への変更等)
  • 日給や時間給の基礎単価(日当、単価)もしくは請負給、歩合給等の単価、歩合率の変更
  • 住宅手当、役付手当等の固定的な手当の追加、支給額の変更

随時改定があった場合は以下の届けを提出します。

健康保険・厚生年金保険 被保険者報酬月額変更届

添付書類 :原則不要*1
提出期限 :すみやかに
提 出 先 :事業所の所在地を管轄する年金事務所

*1 ただし、改定月の初日から起算して60日以上経過してからの届出の場合、または標準報酬月額が大幅に下がる(原則標準報酬月額の等級が5等級以上下がる場合)場合には賃金台帳の写し、出勤簿の写しなどの添付書類が必要となります。


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